5 مفاتيح سرية لـ زيادة الانتاجية في العمل ورفع معدل الإنجاز

هل تبحث عن نصائح أو طرق يمكنك بها زيادة الانتاجية في العمل؟ هل يسبب الأمر لك ضغطاً وسوءاً للحالة النفسية؟ هوّن عليك، إنه ليس بالضرورة تقصيراً أو إهمالاً منك، فجميعنا قد نمر بفترات ركود في العمل وعدم القدرة على الإنجاز، ومع الوقت يسبب ذلك ضغطاً كبيراً وقد يزداد الأمر من سئ لأسوأ، ولكن هل سنظل هكذا ونترك مهامنا تكبر وتزيد إلى أن تخرج عن التحكم والسيطرة تماماً؟ بالطبع لا، تابع هذا المقال لتتعرف على أبسط الحلول وأسهلها لـ زيادة الانتاجية في العمل، وأكثرها فاعلية ونجاحاً.

قصة يومية قصيرة

“يجلس على مكتبه، يرتب أوراقه وأفكاره، يكتب قائمته اليومية للمهام المطلوب إنجازها، يبدأ العمل طوال اليوم باذلاً مجهوداً كبيراً ووقتاً طويلاً، ينتهي اليوم، ينظر في القائمة، وإذا بالصدمة! لا زالت هناك الكثير من الأشياء التي لم يستطع إنجازها، فلماذا؟ وأين ذهب كل ذلك الوقت والجهد؟”.

زيادة الإنتاجية في العمل (2)

انخفاض الانتاجية ومعدل الإنجاز

لا شك أن هذا المشهد الذي ذكرناه يتكرر كثيراً، قد تكون مررت به أنت وقد أكون مررت به أنا أيضاً مراراً وتكراراً، فرغم أن مقدرة الأفراد الإنتاجية قد تكون متفاوتة ونسبية، وما ينجزه شخص في ساعة قد ينجزه غيره في 3 ساعات بكفاءة متساوية، كما أننا بشر وليس من الطبيعي أن تكون إنتاجيتنا كل يوم في أفضل أحوالها، ولكن.. لابد على أي حال من التحرك لمعرفة كيفية إدارة تلك المهام، لابد من الإلمام بالطرق التي يمكن بها تحقيق إنجاز أكبر بمجهود ووقت أقل، فما هي هذه الحيل؟ وما الممارسات التي تساعدك بشكل عام على زيادة الانتاجية في العمل والإنجاز بشكل أفضل؟ هذا ما سنقدمه لك.

5 مفاتيح سرية لـ زيادة الانتاجية في العمل

جميع البشر يتكون يومهم من 24 ساعة، لا يوجد يوم أطول أو أقصر من غيره، فما الذي يجعل بعض الأشخاص ينجزون بمعدل كبير في عملهم بينما البعض لا؟ يمكنك تجربة هذه الطرق والنصائح في يومك وسترى بنفسك الفرق وكيف يمكنها أن تغير حياتك تماماً:

1- لا تُغرق نفسك بمهام كثيرة في نفس الوقت

إن نقطة التركيز في العديد من المهام في وقت واحد Multitasking اعتقاداً أن ذلك سيساعد على زيادة الانتاجية في العمل وإنجازها أسرع كونها تبدو سهلة وصغيرة، هي ببساطة ليست أكثر من “خدعة”، نعم عزيزي القارئ فوفقاً لأستاذ علم الأعصاب إيرل ك. ميللر Earl K. Miller، فـ الطبيعة البشرية لا تتأقلم مع فكرة التركيز في مهام متعددة في نفس الوقت، ليس من المنطقي أن تتحدث هاتفياً مع عميل وأنت تأكل وجبتك وتكتب بريد إلكتروني لمديرك وترتب ملفات المكتب في نفس الوقت مثلاً!، ولكن إذا كانت لديك بعض المهام الصغيرة وتريد إنهائها بالفعل وبكفاءة، فيمكنك ببساطة القيام بها واحدة تلو الأخرى مع التركيز في كل مهمة على حده، هكذا ستنجزها أسرع وأدقّ، وجرّب بنفسك.

زيادة الإنتاجية في العمل (1)

2- قسّم الكعكة الكبيرة لقطع أصغر

إن من أهم النصائح لـ زيادة الانتاجية في العمل التي لا يختلف عليها أحد هي تقسيم الهدف الكبير لمهام أصغر، على سبيل المثال إذا كان لديك مشروع يتطلب إنجازه عدداً من الخطوات والمهام، فبدلاً من أن تكتب في قائمتك “عمل المشروع” كهدف واحد فقط، قم بكتابة كل خطوة من خطواته كمهمة منفردة، وعند إنجازها ضع علامة تم أو Done، هكذا لن تُصاب بالرهاب والقلق كلما نظرت ووجدت أن المشروع لم يتم بعد ومن ثَم تشعر بانعدام إنتاجيتك رغم أنك تعمل بالفعل عليه، ولكنك ستشعر بمزيد من التحكم وأنك على المسار الصحيح، كما أنه سيمكنك تتبع نسبة ما تم إنجازه بمشروعك إلى أن يُنهى بالكامل.

3- خذ فترة راحة Break

“لا ليس لدي وقت لأخذ بريك فلدي الكثير من العمل وأريد إنهائه”، من أكثر الجمل التي تتردد في الشركات والمكاتب والمؤسسات على اختلافها، وهذا من أكبر الأخطاء الشائعة التي يقع بها الموظفون، فالاعتقاد بأن مواصلة العمل سيزيد من احتمالية إنجازك هو اعتقاد خاطئ تماماً، وذلك ببساطة لأن قدرة الذهن والجسد على الإنتاج تقل كلما طال الوقت والجهد في العمل بدون فاصل.

لن تتضرر إذا أخذت وقتاً للراحة بضعة دقائق كل ساعة مثلاً لتقوم وتتحرك قليلاً، أو أخذت من 20 إلى 30 دقيقة في منتصف اليوم لتناول الطعام وشرب مشروبك المفضل، بل على العكس إن ذلك يعيد شحن خلايا جسدك وذهنك مرة أخرى، وعليه فعندما تعود سيرتفع معدل إنجازك بشكل أكبر مما تتوقع وستشعر بـ زيادة الانتاجية في العمل، ولكن من الأفضل تجنب المشتتات خلال البريك بما في ذلك بالطبع مواقع السوشيال ميديا وفيديوهات اليوتيوب وما شابهها، حتى لا تتفاجأ أن وقت راحتك قد امتد لساعتين دون أن تشعر، وعندها لن تكون العواقب محمودة أبداً.

4- استغل طاقتك في البداية بالمهام الأكبر

كثيراً ما نقع في فخ تأجيل المهام الكبيرة أو التي تتطلب تركيزاً أعلى إلى نهاية اليوم، اعتقاداً منّا أننا لن ننجزها حالياً بالشكل المطلوب، وينتهي بنا الحال إلى تأجيلها لليوم التالي نظراً لأن طاقتنا انخفضت وتركيزنا قد قل بالطبع، ثم اليوم الذي يليه وهكذا ونظل في تلك الدائرة المفرغة مما يشعرنا بأننا دون إنتاجية، رغم أن المشكلة تكمن في اختيار الوقت المناسب للمهمة المناسبة، لذا لـ زيادة الانتاجية في العمل استغل الوقت الذي تكون فيه طاقتك وتركيزك في أعلى معدّل لهما لإنجاز المهام الأكبر، من ناحية سيساعد ذلك على تحقيقها بكفاءة، ومن ناحية سيجعل باقي اليوم عندما تبدأ طاقتك في الانخفاض متماشياً مع إنجاز المهام الأسهل، مما سيُبقي مهامك تحت التحكم.

زيادة الإنتاجية في العمل

5- جرّب قاعدة الدقيقتين The 2 minutes rule

قد يكون ذلك غريباً للبعض، ولكن لـ زيادة الانتاجية في العمل يمكنك البحث عن المهام التي من الممكن لك إنجازها خلال دقيقتين فقط، لا تندهش عزيزي القارئ، فقد تكون مكالمة هاتفية هامة، أو عمل مشروب بسرعة لتناوله، أو إرسال رسالة ضرورية أو الرد على رسالة ضرورية، أو التوقيع على مستند، هناك عدد لا نهائي من المهام التي قد تتم خلال دقيقتين، أو على الأقل يمكنك البدء بها خلال دقيقتين، فالبدء هو الخطوة الأولى للإنهاء، أليس كذلك؟

صديقي، لقد قُمنا بدورنا وقدمنا لك أفضل طرق لـ زيادة الانتاجية في العمل فقُم أنت أيضاً بدورك وابدأ في تنفيذها وسترى كيف سيتغير الأمر 180 درجة، وسيكون من الجيد إذا شاركتنا تجاربك حول ذلك.

نهايةً، فقد تمت تجربة هذه النصائح بشكل عملي لإنجاز مهمة كتابة هذا المقال، وكانت النتيجة توفير 25 دقيقة عن الوقت المعتاد الذي كان يُستغرق في المهام المشابهة، والآن، اسمح لي فقد حان موعد الراحة الخاص بي، لا تنسَ أنت أيضاً أخذ راحتك..

Gloorst is a creative results-oriented company.

We help you transform your business by being customer centric.

We do marketing that embodies human values, feeds on data, driven by growth.

LET'S TALK

5 El-Fadl, Bab Al Louq, Abdeen, Cairo

Downtown